Organisaties veranderen in rap tempo. Dat is nodig om snel in te kunnen blijven spelen op alle (maatschappelijke, digitale en economische) ontwikkelingen. Ook voor de mensen in die organisaties is het cruciaal om mee te kunnen met deze continue veranderingen en te blijven ontwikkelen. Feedback is daarbij belangrijke input voor professionele ontwikkeling en performancemanagement. In de praktijk zetten organisaties verschillende vormen van feedback in, afhankelijk van het doel.
Wanneer het gaat om het beoordelen van de performance van medewerkers is de feedback van de leidinggevende leidend. In situaties waarin het gaat om professionele- en persoonlijke ontwikkeling, wordt vaker 360 graden feedback ingezet. Hierbij geven naast de leidinggevende ook collega’s en teamleden (als de feedbackvrager een leidinggevende rol heeft) feedback. Het 360 graden feedback assessment wordt in de meeste organisaties incidenteel ingezet, en vaak gekoppeld aan een ontwikkeltraject of voorafgaand aan een specifieke training.
Bij Navigator hebben we de afgelopen vijf jaar bij meer dan 50.000 mensen 360 graden feedback assessments uitgezet in meer dan 40 organisaties. We hebben gemerkt dat voor de ontvangende medewerker de output van deze assessments buitengewoon waardevol is, zeker als er na verloop van tijd een herhalingsmeting plaatsvindt. Deelnemers aan een ontwikkeltraject bij een van onze grootste klanten geven aan dat het 360 graden assessment hen het meest heeft geholpen in hun ontwikkeling.
Wij zien dat organisaties nog veel meer uit de inzet van 360 graden feedback assessments kunnen halen dan nu vaak gebeurt. Zo bespaar je zo’n 40% op opleidingskosten door vooraf 360 graden feedback als instrument in te zetten. Het is duidelijker wat er ontwikkeld moet worden en er is dus veel minder waste. Daarnaast maakt het structureel inzetten van dit instrument (los van specifieke ontwikkeltrajecten) in een continue dialoog tussen medewerkers en leidinggevenden over performance en ontwikkeling, de relatie tussen gedrag, leerdoelen én performance concreter.
Regelmatige analyses op de collectieve data die op deze manier worden verzameld, geven bovendien verhelderende inzichten over de organisatie breed aanwezige kwaliteiten en ontwikkelpunten. Maar ook cultuuraspecten die mensen belemmeren of helpen in hun ontwikkelen en presteren worden zichtbaar. Hierdoor kan de organisatie gerichtere keuzes maken voor activiteiten die daadwerkelijk leiden tot performance verbetering.
Opleiden en ontwikkelen is niet altijd de (enige) oplossing. De afgelopen 5 jaar hebben wij data verzameld over welke factoren in organisaties medewerkers belemmeren of helpen om bepaald gedrag wel of niet te laten zien. De belangrijkste helpende factoren zijn praktijksituaties en hulp en steun van collega’s en de leidinggevende. De meest belemmerende factoren zijn systemen en processen en de cultuur van de organisatie.
In dit artikel delen we onze learnings en aanbevelingen zodat ook in jouw organisatie het inzetten van 360 graden feedback:
- Een geaccepteerd en begrepen onderdeel wordt van de cultuur van de organisatie
- Als waardevolle input ingezet kan worden voor een objectiever beoordelingsproces
- Daadwerkelijk medewerkers aanzet tot diepgaande reflectie en gedragsverandering
- Waardevolle informatie geeft over team- en organisatie brede kwaliteiten, ontwikkelpunten en culturele aspecten.
Waarom 360 graden feedback?
Elke vorm van feedback is waardevol. Uit onze analyses blijkt echter dat 360 graden feedback, mits goed ingericht en uitgevoerd, een meer gebalanceerd en objectief inzicht geeft in de kwaliteiten én performance van medewerkers dan een oordeel van alleen de leidinggevende. Wij zien ook duidelijke verschillen tussen de feedback van leidinggevenden en collega’s.
Feedback van Leidinggevenden
De feedback van leidinggevenden is over het algemeen direct en gestructureerd, en gericht op specifieke doelen en prestaties. Zij geven vaker feedback die in lijn is met de strategische doelen van de organisatie, wat met name waardevol is als het gaat om de resultaten die iemand behaalt. Leidinggevenden zijn gemiddeld gezien kritischer in hun feedback dan de deelnemers zelf. Dit zorgt voor een gezonde challenge en stretch voor de deelnemer. Aangezien leidinggevenden echter meestal de dagelijkse interactie en observatie missen kan dat ertoe leiden dat zij te veel uitgaan van aannames als het gaat over hoe iemand werkt en tot resultaten komt. Helaas blijkt uit onze data dat bij deelnemers van ontwikkelprogramma’s, 1 op de 5 leidinggevenden onvoldoende betrokken is. Zij geven geen feedback, terwijl de rol van leidinggevenden juist cruciaal is voor de ontwikkeling van medewerkers.
Dit blijkt onder meer uit onderzoeken van Broad & Newstrom (1992) én Botke (2021). Dat geldt in het bijzonder bij de start van ontwikkelprogramma’s. Als leidinggevenden samen met de deelnemer voorafgaande aan een ontwikkeltraject verwachtingen en doelen afstemmen, kan er ook tijdens het traject on the job gekeken worden naar het gericht ondersteunen van die ontwikkeling. Bijvoorbeeld door coaching, of door de medewerker specifieke opdrachten te geven die aansluiten bij de ontwikkeldoelen. Nog te vaak onderschatten leidinggevenden hun impact als het gaat om de transfer van leren naar de praktijk.
Feedback van collega’s
Collega’s zien het dagelijkse werk en kunnen feedback geven over hoe effectief iemand werkt op basis van regelmatige interacties en samenwerking. Voor de ontvanger kan feedback van collega’s als minder spannend worden ervaren dan die van leidinggevenden. Wel kan deze feedback minder gestructureerd zijn en beïnvloed worden door de persoonlijke relatie.
Doordat het beeld wat naar voren komt uit een 360 graden feedback rapport de perspectieven van de rollen van zowel collega’s als leidinggevenden (eventueel andere rollen in de samenwerking zoals teamleden, klanten of opdrachtgevers) integreert, geeft het voor performancemanagement waardevollere input over niet alleen de feitelijke performance, maar ook over op welke wijze de medewerker deze al dan niet realiseert. Bovendien ervaart de ontvanger het als accurater. Daardoor is de impact groter en leidt het eerder tot diepgaandere zelfreflectie en gedragsveranderingen bij deelnemers dan feedback van alleen leidinggevende of collega’s.
De grootste barrière voor het terugkerend inzetten van 360 graden feedback assessments in organisaties (ook als input voor performancemanagement) is de tijd. Het is een tijdrovend proces, en vraagt commitment van alle spelers. Daar staat tegenover dat medewerkers met de uitkomsten van 360 graden feedback gedurende een langere periode gericht aan hun ontwikkeling kunnen werken. Ook geven zij aan dat de informatie uit het 360 graden feedback proces de meest impact heeft op hun ontwikkeling. Uit de analyses van onze database komt bovendien een hoog gemiddeld responspercentage naar voren van gemiddeld bijna 90%, mensen zijn meer dan bereid op deze manier hun collega’s verder te helpen. Voldoende redenen om te onderzoeken hoe je 360 graden feedback zo effectief mogelijk in kunt bedden in je organisatie en profiteert van de inzichten die dit brengt.
Effectief inzetten van 360 graden feedback assessments
Navigator ontwikkelt en implementeert al ruim 20 jaar 360 graden feedback assessments in tal van organisaties. In die jaren hebben we geleerd dat alleen een goede vragenlijst geen garantie voor succes is. Om te profiteren van de maximale potentie die 360 graden feedback kan hebben als het gaat om daadwerkelijk gedragsverandering en verbetering van performance, is niet alleen de keuze van het type instrument belangrijk. Het is juist de inrichting van het proces en de inbedding in de organisatie die maakt dat 360 graden feedback echt impact heeft op individu, team en organisatie.
We hebben de belangrijkste tips hieronder op een rijtje gezet, waarbij we onderscheid maken tussen de verschillende fasen en tussen inhoud en proces.
Voor je begint
- Definieer duidelijke doelen voor het gebruik van 360 graden feedback assessments. Wil je het inzetten voor ontwikkeling, performancemanagement of beide?
- Zorg voor steun van het senior management én laat hen zelf ook in dit proces meelopen. Door er open over te communiceren en de output serieus te nemen worden medewerkers gestimuleerd dit ook te doen.
- Creëer een terugkerend proces (minimaal één keer per jaar en tussentijds in verkorte vorm), en bed dat in in je organisatie.
De inhoud van het 360 graden feedback assessment
- Stem de inhoud van het 360 graden feedback assessment af op de doelstellingen én inhoud van de specifieke rollen in de organisatie. One size fits all werkt in dit geval averechts.
- Gebruik zowel kwantitatieve als kwalitatieve feedback, geef mensen de gelegenheid open antwoorden te geven.
- Verzamel zowel positieve als kritische feedback. Zowel positieve als kritische feedback hebben een positieve invloed hebben op de prestaties van medewerkers. Interessant genoeg heeft kritische feedback, mits zorgvuldig gegeven, een grotere impact op performanceverbetering dan positieve feedback. Gebeurt dit goed, dan heeft dit een positieve impact op de prestaties van de medewerker.
- Formuleer zowel helpend als niet helpend gedrag: Helpend gedrag is het gedrag wat je graag bij de betreffende rol in de organisatie ziet. Niet-helpend gedrag is gedrag wat, ondanks dat het vaak met de beste intenties wordt getoond, niet helpt maar waar men zich meestal niet bewust van is. Bijvoorbeeld het gedrag van een enorm betrokken leidinggevende, dat vanuit die betrokkenheid zich vertaalt naar micro-management of het overnemen van taken. Dit niet-helpende gedrag wordt dus wel vertoond, maar draagt in negatieve zin bij aan het realiseren van de doelstellingen. Uit de analyse van onze data blijkt niet-helpend gedrag de laatste jaren toeneemt in organisaties, terwijl de score op helpend gedrag hetzelfde blijft. Het leren verminderen van niet-helpend gedrag wordt in ontwikkelprogramma’s in toenemende mate belangrijk. In ontwikkelprogramma’s gaat de aandacht vaak meer uit naar het aanleren van helpend gedrag.
- Maak helder hoe het uitgevraagde gedrag dat mensen in meer of mindere mate laten zien gerelateerd is aan de performance kpi’s voor de rol. Wanneer duidelijk is dat gedragsverandering leidt tot betere resultaten, is men meer gemotiveerd om het daadwerkelijk aan te pakken.
Het feedback proces
- Leer medewerkers en leidinggevenden hoe zij op de juiste manier feedback geven en de resultaten in het feedback rapport interpreteren, zowel voor ontwikkeling als voor performance. Met name de formulering van de antwoorden op open vragen is van grote invloed op de impact van het rapport. Het beschrijven van concrete gedragsvoorbeelden en situaties is helpender dan alleen aangeven dat iemand niet zo sterk is in bijvoorbeeld samenwerken.
- Zorg dat er verschillende groepen respondenten worden uitgenodigd om feedback te geven. Vraag per groep 3 tot 5 personen. Afhankelijk van de rol kun je niet alleen denken aan de leidinggevende, collega’s en teamleden, maar ook aan klanten en partners.
- Laat deelnemers zelf hun feedbackgevers uitnodigen en aanmoedigen open feedback te geven. Dit leidt tot snellere en betere respons.
- Ben transparant over de mate van anonimiteit van de feedbackgevers en wie het rapport ontvangen. Dit is van essentieel belang om eerlijke en constructieve input te garanderen. Het draagt bij aan een open cultuur waarin medewerkers zich comfortabel voelen om eerlijke feedback te geven, wat de validiteit en bruikbaarheid van de verzamelde data verhoogt. Niet geanonimiseerde feedback heeft de meeste impact, de cultuur van de organisatie is echter bepalend of dit kan en ook het gewenste effect heeft.
Ondersteuning en opvolging
- Zorg voor adequate ondersteuning en follow-up. Denk aan het bieden van coaching, het opstellen van ontwikkelplannen en het regelmatig evalueren van de voortgang. Deze continue betrokkenheid versterkt het leerproces en vergroot de kans op blijvende gedragsveranderingen.
- Maak leidinggevenden verantwoordelijk voor het bespreken en afronden van een professioneel ontwikkelplan met hun teamleden. Zorg dat ook zij voldoende toegerust zijn om dit op een goede manier te doen.
- Zorg dat de rapporten helder en overzichtelijk zijn, en niet te lang. Maak gebruik van bijvoorbeeld gebruik van een grafische weergave van resultaten met toelichting en geef concrete adviezen. Mensen moeten ook zonder toelichting kunnen begrijpen wat er staat.
- Zorg voor een benchmark, die inzicht geeft in de collectieve resultaten van het team, de afdeling of de organisatie. Mensen vinden het verhelderend om te zien hoe zij het doen ten opzichte van anderen.
Tot slot
360 graden feedback is een waardevol middel dat organisaties kan helpen om medewerkers te laten groeien, prestaties te verbeteren én een positieve bedrijfscultuur te bevorderen. Door gebruik te maken van maatwerk 360 graden feedback assessments en het proces zorgvuldig te implementeren en te integreren in de dagelijkse praktijk, kunnen organisaties de voordelen optimaal benutten. In dit artikel hebben we tips & tricks aangereikt om stappen te maken in het integreren van dit proces in organisaties. We realiseren ons dat een dergelijk besluit niet zomaar genomen én geïmplementeerd is, daarvoor is tijd én capaciteit nodig.
Wil je aan de slag en heb je hulp nodig of wil je de mogelijkheden verder verkennen? Neem dan gerust vrijblijvend contact op. We gaan graag in gesprek.
Over Navigator
Navigator is de toonaangevende partner voor het meten van gedrag in organisaties. Met onze metingen en data analyses maken we inzichtelijk wat de belangrijkste kansen en belemmeringen zijn bij het realiseren van een optimale bijdrage van de medewerkers in jouw organisatie.
Met behulp van onze unieke Navigator Formule brengen we in kaart waar de impact versnellers zitten voor jouw organisatie. We zetten een unieke set aan metingen in op alle aspecten die de performance van mensen in organisaties beïnvloeden, om een integraal beeld te krijgen. We brengen daarbij niet alleen gedrag, talenten en skills van medewerkers in kaart, maar ook hun daadwerkelijke activiteiten én de helpende en niet-helpende aspecten in de organisatiecontext. Door de resultaten uit deze metingen met behulp van de Navigator formule bij elkaar te brengen maken we een integrale analyse en worden belemmerende en versnellende factoren zichtbaar.
Bel Marieke voor advies over 360 graden feedback
Wil je weten hoe wij jou kunnen helpen om het 360 graden feedbackproces optimaal in te zetten? Neem contact op met Marieke.
